Увольнение по сокращению штатов или численности: пошаговая инструкция

Порой хозяйствующие субъекты сталкиваются с ситуаций, когда им приходится осуществлять сокращение своих сотрудников в связи с изменениями в организационной структуре, снижением объемов работы, или же закрытием деятельности. Увольнение по сокращению штатов касается, иногда, довольно большого количества сотрудников, поэтому для него существует особая процедура.

В каком случае проводится сокращение штата или численности

Процедура сокращения чаще всего начинается из-за любых изменений в производственной или организационной структуре фирмы. Эти изменения могут быть результатом внедрения нового оборудования, улучшения работы сотрудников в соответствии с СОУТ, перепрофилированием деятельности фирмы и т. д.

Выделяют сокращение штата сотрудников и сокращение их количества. На первый взгляд кажется, что это одно и тоже. Но на самом деле между данными понятиями есть различия.

Сокращение штата рабочих предполагает расторжение трудовых контрактов в связи с исключением из штатного расписания компании должности или профессии. Например, должность менеджер по продажам исключается из штатки.

Сокращение численности работников подразумевает просто снижение численности занятых на данной профессии людей, без исключения должности в целом. Например, численность менеджеров по продажам уменьшается с 4 человек до 2.

Кто не подлежит сокращению?

Увольнение по сокращению штатов регулируется законодательством. При этом нормы права устанавливают категории сотрудников, которых нельзя сокращать. Это связано с тем, что государство обеспечивает для них ряд социальных гарантий.

К лицам, которых нельзя сокращать относятся:

• Ожидающие прибавления сотрудницы.
• Работницы, имеющие малых детей, котором не исполнилось еще трех лет.
• Одинокий родитель, на воспитании которого находится ребенок-инвалид не достигший 18 лет, или же имеющие малолетних детей не достигших 14 лет.
• Работающие, находящихся на больничном, до даты начала их работы после болезни.
• Работников в момент пребывания их в отпуске, при этом его вид не имеет значения.
• Иные сотрудники в соответствии с законодательством.

Если по каким-либо причинам им будет оформлено расторжение договоров по сокращению штатов, то в судебном порядке компании придется их восстановить и выплатить все предусмотренные законом компенсации.

Когда происходит увольнение по сокращению штатов, отдельные категории сотрудников могут использовать преимущественное право при сохранении их места работы при равенстве остальных данных.

Сюда прежде всего можно отнести:

• Сотрудников, которые в семье являются единственными работающими и содержащие всех остальных членов.
• Работающих, у которых есть два и более несовершенных детей.
• Пострадавшие на данном предприятии сотрудники с производственной травмой.
• Работник-инвалиды, которые участвовали в боевых действиях при защите страны.
• Сотрудники, которых фирма отправила на повышение квалификации.

Все льготные категории определяются специальной комиссией, которая предварительно изучает все личные дела с целью выявления подобных льготников. Комиссия действует на основании распоряжения руководства, оформленного в письменном виде, в котором обязательно фиксируется причины ее формирования, цели и задачи ее созыва, Ф.И.О. ее членов, их права и обязанности, срок действия.

На комиссии выявляются значительные показатели производительности труда и квалификации. Для этого используются ранее составленные докладные и служебные записки, приказы на поощрения, наличие или отсутствие у работника проступков и нарушений, а также фактические показатели, учитывающие объем работы сотрудника.

Квалификация устанавливается на основании имеющихся свидетельств, удостоверений, дипломов о полученных образованиях. Результаты изучения личных дел комиссия оформляет в виде актов.

Права работника при сокращении

Увольнение работника по сокращению штата подразумевает также наличие у увольняемого работника определенных прав.

К ним можно отнести:

• Работнику необходимо послать уведомление о предстоящем сокращении в срок не меньше чем за два месяца. Уведомление о сокращении работника обязательно должно быть представлено письменно под его роспись.
• В течение всего периода сокращения, работнику нужно сообщать о вакансиях компании, на которых он может быть занят согласно имеющемуся у него образованию и состоянию здоровья.
• Работник обладает правом на выходное пособие в период двух календарных месяцев после увольнения, и, если он не сможет трудоустроиться, то и во время третьего месяца.
• При наличии обстоятельств, дающих ему право на преимущество при определении списка увольняемых и лиц, которые останутся работать дальше, воспользоваться им.
• Досрочно уволиться с предприятия, не дожидаясь завершения процедуры по сокращению.

Компенсации при сокращении численности или штата работников

Помимо основных сумм, если происходит увольнение по сокращению штатов, то работник также обладает правом на получение компенсаций:

• Выходное пособие в сумме месячной средней зарплаты. Его выплата производится вместе с окончательным расчетом при увольнении;
• Месячная средняя зарплата на время трудоустройства на новое место, но не сверх двух календарных месяцев с даты увольнения. При этом в счет первого месяца идет выданное выходное пособие. Выдача осуществляется в день выплаты зарплаты в компании на основании паспорта и трудовой книжки, в которую не занесена запись о приеме;
• Месячная средняя зарплата за третий месяц, если в срок четырнадцати дней с момента увольнения гражданин встал на учет в органе занятости, но не был им трудоустроен. Это пособие также выплачивается в день выдачи зарплаты, но кроме паспорта и трудовой еще нужно предоставить подтверждение из службы занятости.

Порядок увольнения работников по сокращению штата

Когда собственники или руководство компании решают произвести сокращение работников, в соответствии с законодательством они должны соблюсти поэтапно определенную процедуру. Рассмотрим ее подробнее:

Шаг 1. Уведомление профсоюза о сокращении

ТК РФ определяет обязанность администрации компании уведомлять профсоюзные органы о предстоящем сокращении не позже чем за два календарных месяцев до будущих увольнений. В случае же, когда расторжение контрактов будет носить массовый характер, то этот период составляет три месяца.

Уведомление необходимо оформить в письменном виде. Стандартного бланка не существует, но можно использовать документ об уведомлении центра занятости, который определен Правительством РФ. Кроме того допускается его свободная форма на фирменном бланке.

Также существует особый порядок уведомления профсоюза в ситуации, когда сокращение сотрудников фирмы затрагивает некоторых его членов.

Шаг 2. Уведомление службы занятости о предстоящем сокращении штата

Руководству компании, в которой предстоит сокращение, необходимо обязательно уведомить о будущих увольнениях службу занятости.

Период здесь зависит от того, кем является хозяйствующий субъект:

• Для юрлиц установлен срок уведомления службы занятости при сокращении работников не позже чем два календарных месяца, при большом количестве увольняемых сотрудников — три месяца.
• Для ИП уведомление следует проводить не позднее чем за две недели.

[vc_btn title=”Как составить уведомление службы занятости о предстоящем сокращении штата?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fuvolnenie-sotrudnikov%2Fsokrashhenie%2Fuvedomlenie-sluzhby-zanyatosti-o-sokrashhenii.html||target:%20_blank|”]

Шаг 3. Оформление приказа о сокращение штата или численности работников

Руководство перед сокращением должно выпустить приказ о сокращении.

В нем обязательно должно содержаться следующая информация:

• Дата, с которой будет осуществлять сокращение.
• В зависимости от вида сокращения нужно указывать либо должность, подлежащую сокращению, либо число сотрудников, которые будут уволены по сокращению численности.

Шаг 4. Оформление распоряжения об вводе нового штатного расписания или внесения в действующее изменений

Данный документ издается администрацией компании. При этом если составлялось новое штатное расписание, то в распоряжении происходит его утверждение на основании приказа, а сам нормативный акт прикладывается к нему в качестве приложения.

Если изменяется существующее штатное расписание, то новшества просто отражаются в распоряжении руководства.

В результате в штатном расписании должны присутствовать только те профессии и число работников, которые останутся после сокращения.

[vc_row][vc_column][vc_btn title=”Как оформить приказ о внесении изменений в штатное расписание” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Flna%2Fshtatnoe-raspisanie%2Fprikaz-o-vnesenii-izmenenij-v-shtatnoe-raspisanie.html||target:%20_blank|” el_class=”font-size:22px;][/vc_column][/vc_row]

Шаг 5. Определение списка работников, у которых есть преимущества на сохранение места работы при сокращении

Для правильного и независимого отбора кандидатов на увольнение и сохранения места на предприятии нужно сформировать комиссию, обязанностью которой будет изучение личных дел работников, определять показателей трудовой деятельности и т. д. Для избежания разногласий в ее состав должны входить представители профсоюза.

Если же комиссия не создается, то все ее обязанности возлагаются на специалистов отдела кадров.

При изучении личных дел возможно потребуется, чтобы работники предоставляли о себе дополнительные сведения, необходимые для принятия данного решения.

По итогам работы комиссии составляется протокол, содержащий список работников, у которых есть право преимущества и список сотрудников на увольнение.

Шаг 6. Уведомление работника о предстоящем сокращении

По законодательству, компания обязана предупредить сотрудника о будущем увольнении не позднее чем за 2 месяца до события.

Кроме этого, для отдельных типов работников установлены сниженные сроки:

1. Для сотрудников, принятых на сезонные работы — за 7 дней;
2. Для сотрудников со срочным договором на срок менее 2 месяцев — за 3 дня.

Допускается в уведомление включить также сообщение об имеющихся вакансиях на предприятии.

Документ предоставляется работнику, который должен ознакомиться с ним и проставить подпись. Если сотрудник отказывается получить либо подписать уведомление, то должен составляться акт, который подкалывается к уведомлению.

Когда работник, которого необходимо уведомить о сокращении, на работу в этот день отсутствует, то документ отправляется ему почтой заказным письмом с описанным вложением и уведомлением о получении.

Срок действия уведомления начинает идти со дня, последующего за днем ознакомления работника с ним.

[vc_btn title=”Как составить уведомление работника о предстоящем сокращении?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fuvolnenie-sotrudnikov%2Fsokrashhenie%2Fuvedomlenie-rabotnika-o-sokrashhenii.html||target:%20_blank|”]

Шаг 7. Предложение работнику вакантных должностей

Если провозится сокращение, то администрация фирмы должна предлагать увольняемому, попадающему под сокращение, вакансию в компании, которая подходит ему по состоянию его здоровья. При этом можно предлагать как равноценную должность, так и ниже стоящую и менее оплачиваемую. При этом предлагаться должны абсолютно все вакансии, которые в данное время доступны в компании.

Предложение вакантных должностей может быть издано отдельным документом, либо включено в уведомление о сокращении. Работник, в свою очередь, должен своей рукой проставить согласие или отказ от предложения, указать дату и личную подпись.

В том случае, когда сотрудник выражает отказ в ознакомлении и подписании предложения, в присутствии свидетелей составляется акт, который прикрепляется к документу.

Предложение увольняемому вакантных мест должно осуществляться не единожды, а весь 2-х месячный срок до момента сокращения, по мере появления свободных мест.

Шаг 8. Досрочное расторжение трудового соглашения

Законодательство дает право работодателю произвести расторжение трудового контракта с увольняемым работником досрочно, до момента истечения времени предупреждения. Однако сделать это можно только при наличии письменного согласия самого сотрудника. Также, инициатором может быть и сам работник, но компания обладает правом не соглашаться на такое предложение.

Если работник и фирма согласны, и расторжение договора происходит до установленной даты сокращения штата, сотруднику помимо всех стандартных денежных выплат, предусмотренных при сокращении (он их не лишается), еще причитается средний заработок за дни, оставшиеся до дня сокращения.

Шаг 9. Оформление приказа об увольнении работника

Для документального оформления факта увольнения кадровый работник составляет приказ на увольнение. Для этого может использоваться форма Т-8, либо Т-8а, в которую можно включить сразу несколько человек. Кроме этого, предприятие может разработать свою форму приказа на фирменном бланке.

В графе, содержащей основание увольнения необходимо написать: «По сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Ссылка на статью ТК должна быть обязательно.

В графе «Основание» необходимо указать реквизиты:

• Приказ о сокращении штата или численности;
• Уведомления работника об увольнении;
• Предложений об имеющихся вакансиях;
• Актов об отказе от предлагаемых вакансий.

Графа с мнением профсоюза заполняется только в том случае, если увольняется один из его членов.

После создания приказа, его необходимо зарегистрировать в книге учета приказов по предприятию и передать на подпись руководителю.

[vc_btn title=”Как оформить приказ об увольнении по форме Т-8″ style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fuvolnenie-sotrudnikov%2Fdokumenty-dlya-uvolneniya%2Fprikaz-ob-uvolnenii-po-forme-t-8.html||target:%20_blank|”]

Шаг 10. Ознакомление работника с приказом на увольнение

После того, как приказ на увольнение подписан руководителем, он передается для ознакомления работнику. Тот должен прочитать его содержание поставить в специальной графе личную подпись, как подтверждение ознакомления.

Если работник не может в силу обстоятельство ознакомиться с приказом, либо он отказывается подписывать документ, то в присутствии свидетелей составляется акт об этом. На самом приказе в графе указываются реквизиты оформленного акта.

Шаг 11. Внесение записи в личную карточку

Для того, чтобы отразить в личной карточке работника сведения об увольнении, используется раздел «Основания прекращения трудового договора». Там необходимо указать дату увольнения, текст аналогично приказу и сведения о нем.

После того, как запись сделана, она заверяется личной подписью кадровика. После этого с информацией должен быть ознакомлен сам увольняющийся. В подтверждение этого он ставит в карточке свою подпись.

Если он отказывается подтвердить ознакомление со сделанной записью, то необходимо в присутствии свидетелей составить акт об этом, и хранить его вместе с личной карточкой.

Шаг 12. Внесение записи в трудовую книжку

Специалист по кадрам должен сделать запись про увольнение по сокращению штатов в трудовой книжке. Регламент ее внесения описан в постановлении Минтруда.

При таком виде увольнения в трудовую вносится такая отметка: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Заполнение производится только на основании подписанного приказа на увольнение, номер и дата которого записываются в последней графе.

Запись в трудовой должна быть заверена лицом, которое ее сделало, а также подписью самого работника как подтверждением ознакомления. Печать в книжке теперь можно не ставить.

Пример записи в трудовой:

1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
7	01	09	2013	Принята в бухгалтерию на должность кассира	Приказ от 01.09.2013 №68-Л
8	01	06	2016	Уволена по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 01.06.2016 №84-Л
				Специалист по кадрам Макеева М.И
				Ознакомлена: Иванова Г. И.

За правильность оформления записи в трудовой несет ответственность ее исполнитель. В случае, если была допущена ошибка, он должен будет выплатить уволенному средний заработок за те дни, в которое он не мог оформиться на новую работу из-за этой ошибки.

Шаг 13. Оформление записки-расчета при увольнении работника

Записка-расчет составляется для точного определения зарплаты и компенсации за оставшееся время отпуска, которые должен получить работник при увольнении. Для этих целей используется стандартная форма Т-61, утвержденная Госкомстатом. Документ может заполняться от руки на распечатанном бланке, либо оформляться при помощи компьютерной программы.

Документ состоит из двух сторон. Первая сторона содержит данные о самом работнике и имеющихся днях отпуска. Ее заполняет кадровый работник. Оборотная сторона оформляется бухгалтером-расчетчиком. На ней производится подробный расчет среднего заработка, начислений и удержаний за месяц увольнения, и, в заключение, определяется сумма к выдаче на руки.

[vc_btn title=”Как оформить записку-расчет при увольнении по форме Т-61″ style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fuvolnenie-sotrudnikov%2Fdokumenty-dlya-uvolneniya%2Fzapiska-raschyot-pri-uvolnenii.html||target:%20_blank|”]

Шаг 14. Осуществление полного расчета по зарплате и выходному пособию

В заключительный рабочий день сотрудника по трудовому законодательству положено выдать ему все причитающиеся ему суммы.

К таковым относятся:

• Зарплата за последний месяц работы в компании;
• Компенсация за оставшиеся дни отпуска;
• Пособие, определенное трудовым либо коллективным договором;
• Выходное пособие, выплачиваемое при сокращении.

Может возникнуть ситуация, что сотрудник в свой последний день не находится на рабочем месте, а потому не может получить всю сумму. В таком случае компания обязана выплатить ему деньги полностью в день, идущий за днем обращения в компанию.

Если выдача производится не наличными из кассы, а перечислением на карточный или банковский счет — то выплата может быть перенесена на следующий день.

В том случае, когда между работником и фирмой идет спор о размере подлежащей к выплате сумме, то в срок выдается та часть, размер которой не оспаривается. По размеру оставшихся денежных средств стороны ведут переговоры, либо решают вопрос через судебное разбирательство.

Шаг 15. Выдача на руки прочих обязательных документов

Перед тем, как бывший работник покинет предприятие, он должен получить на руки обязательные документы:

• Трудовая книжка. Кадровый работник должен отдать ее в руки увольняющемуся в его заключительный день работы. Во время этого процесса в журнале учета движения книжек делается запись, что документ выдан, а увольняющийся подтверждает получение своей подписью. В том случае, если выдача на руки невозможна — к примеру, работник заболел или не согласен с сокращением и отказывается получать книжку, то ему нужно отправить письменное сообщение. В нем должна содержаться просьба прийти и получить книжку, или дать разрешение на ее пересылку почтой. Как только такое уведомление отправлено, кадровый работник снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой в установленный срок.
• Справка о суммах зарплаты по форме 182н, которая начислялась за два года, предыдущих году увольнения. Она составляется по форме, разработанной Минфином.
• Справка о взносах в Пенсионный фонд, которые были начислены и перечислены за время работы. Оформляется по форме, утвержденной в ПФ.
• Сотрудник имеет право письменно запросить копии либо выписки из внутренних документов компании, которые затрагивают его работу. Это могут быть приказы на прием, перевод на другую должность, поощрение и т. д.
• Справка о средней зарплате для органов занятости. Ее нужно оформить в срок трех дней с факта подачи бывшим работником письменного запроса. Минтруд предлагает рекомендованную форму справки, однако фирма может разработать свою, более подходящую для особенностей ее деятельности.
• Справка о стаже работника по форме СЗВ-СТАЖ. Если работодатель не выдал данную справку, то он может быть оштрафован на сумму до 50 тысяч рублей.

Шаг 16. Сообщение об увольнении в военкомат (если необходимо)

По действующим правилам, если уволенный является военнообязанным, то компания после увольнения обязана в двух недельный срок сообщить об этом в местный военкомат. Уведомление выполняется на специальном бланке, форма которого установлена Методическими рекомендациями, определяющими ведение воинского учета в компаниях.