Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Отсутствие работника на его месте работы длительное время является дисциплинарным проступком. Законодательством в качестве меры наказания предусмотрено увольнение работника за прогул. Но прежде всего нужно выявить такое отсутствие. Оно должно оформляться таким документом, как докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте, составляемым руководителем подразделения, где работает отсутствующий.

Какова роль докладной записки при увольнении?

Докладная записка на сотрудника, который не явился на работу – это документ в письменном виде по извещению руководства о совершенном данным человеком проступке. На ее основании происходит оформление такого бланка, как акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Впоследствии же, изучив эти два документа, руководство хозяйствующего субъекта получит возможность прекратить действие трудового контракта с сотрудником за совершенный им дисциплинарный проступок — прогул.

Обязанность по ее оформлению возлагается на руководителя, который возглавляет отдел, где работает отсутствующий сотрудник. Ее составлять может также и кадровый специалист.

В случае когда данный документ оформляется, лучше всего его составлять сразу же в момент выявления правонарушения.

Законодательством не предусмотрена обязанность оформления докладной на отсутствующего сотрудника. На предприятиях малого бизнеса ее могут и не составлять, так как руководство самостоятельно имеет возможность контролировать трудовую деятельность каждого работающего.

Однако, на практике этот документ практически всегда оформляется при увольнении работника за прогул, особенно когда отсутствие человека длится более четырех часов подряд или целый день, и его за это администрация организации собирается уволить.

Докладная содержит не только сведения о совершенном проступке, но и включает в себя рекомендации непосредственного начальника сотрудника по мерам наказания. Это имеет значение, так как высшее руководство может и не знать работника, совершившего проступок. На основании данного документа администрация может принять правильное решение при определении мер воздействия на работника.

Роль документа повышается, если предприятие планирует привлекать провинившегося работника еще и к материальной ответственности. Докладная будет являться также одним из документов, устанавливающих факт совершения проступка.

Основным бланком, фиксирующим факт совершения проступка на предприятии, является акт об отсутствии работающего человека на своем месте работы, который создается комиссионно.

Скачать образец докладной записки

Образец докладной записки об отсутствии сотрудника на рабочем месте скачать в формате Word.

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Документ заполняется в произвольной форме с применением правил делового письма. В докладной должен обязательно присутствовать ряд реквизитов. Ее можно заполнить от руки или же использовать компьютер.

В верхней части документа справа указывается наименование должности руководителя фирмы, ее название, а также личные данные директора в дательном падеже. Ниже следует отразить должность, наименование отдела, в котором работает податель докладной, его Ф.И.О., записанные в родительном падеже.

Ниже обязательно следует указать наименование документа. Здесь же можно проставить его регистрационный номер и дату составления.

В следующей строке желательно в виде заголовка отразить краткое содержание документа. К примеру, «О неявке на работу».

Далее в повествовательной форме следует отразить информацию о произошедшем случае. Обязательно в этом разделе нужно упомянуть дату и время, длительность отсутствия, должность, наименование структурного отдела, а также личные данные работника, который не явился на работу.

После этого должны быть перечислены меры, которые были предприняты составителем данного документа, чтобы выяснить что случилось с отсутствующим работником. Например, что были предприняты попытки связаться с работником по телефонной или иной связи, и т.д.

Затем отражаются результаты проведенных мероприятий по выяснению причин неявки этого сотрудника на работу. Здесь фиксируется получены ли он объяснения причин неявки на работу, есть ли у него подтверждающие документы и т. д.

Желательно в докладной отразить возникшие последствия отсутствия сотрудника, особенно если хозяйствующему субъекту был нанесен материальный ущерб.

Далее документ должен содержать просьбу начальника отдела о привлечении провинившегося работника к дисциплинарной ответственности и принятию администрацией соответствующих мер.

Отступив немного места, составитель докладной ставит подпись в документе, с расшифровкой его должности и личных данных.