Иногда возникают ситуации, когда сторонние организации или государственные органы запрашивают информацию у фирмы о личных и служебных качествах одного из ее сотрудников. Иногда это могут делать и изнутри, специалисты других подразделений. Ответом на такой запрос обычно является характеристика на сотрудника, которую оформляет кадровый специалист.
Содержание статьи
Для чего нужна характеристика на сотрудника
Характеристика на сотрудника с места работы — это официальный документ, который описывает различные качества работника. Его, как правило, составляет кадровый работник, реже — секретарь, и перед выдачей подписывает руководитель компании.
Основной целью запроса этого документа является анализ качеств человека, чтобы правильно принять по нему какое-либо решение. Необходимо понимать, что характеристика это не то же самое, что и автобиография. Последняя — это рассказ работника о самом себе, в то время как характеристику составляет работодатель.
Характеристика с работы на сотрудника, в зависимости от того, откуда пришел на нее запрос, делится на две категории:
- На внутреннюю.
- И внешнюю.
Внешнюю характеристику может запрашивать новый работодатель, государственные органы или кредитные компании. Они это делают с целью формирования образа человека с целью определения степени доверия к нему.
Государственные органы могут запрашивать характеристику при оформлении разрешительных документов, награждения либо поощрения, участия работника в служебных процессах.
Если человек приходит трудоустраиваться на новое место, то будущий работодатель с помощью характеристики может изучить достижения либо наказания, и затем соотнести их со своими требованиями. Несмотря на то, что она не включается в обязательные документы для приема на работу, многие фирмы ее все же запрашивают.
Характеристика для внешнего источника может запрашиваться как у самого работника, так и минуя его путем почтового запроса.
Внутреннюю характеристику может составлять непосредственный начальник сотрудника для вышестоящего начальства, с целью принятия решения о наказании, поощрении, направлении на обучение и т. д. Это один из документов, которые необходимо составлять если производится увольнение на испытательном сроке по инициативе работодателя.
В каким случае пишется характеристика
Характеристика составляется при поступлении на нее запроса из внешних или внутренних источников. От них же напрямую зависит информация о том, какие именно сведения лучше всего указать в документе.
Если запрос поступил из другой фирмы, которая осуществляет оформление сотрудника на работу, то необходимо максимально подробно раскрыть его профессиональные качества, а также какие достижения были достигнуты на предыдущем месте.
Если документ запрашивает кредитная организация, то в нем необходимо раскрыть такие качества, как надежность и ответственность человека.
Порой приходят запросы, по которым нет возможности точно определить, на каких именно качествах нужно сделать акцент. К примеру, если характеристика требуется на судебное разбирательство. В таких ситуациях перед тем, как приступать к работе над документом, лучше всего сначала уточнить все особенности и нюансы у самого работника, либо у стороны, отправившей запрос.
Образец характеристики на работника
Скачать образец характеристики на сотрудника с работы в формате Word.
Как правильно составить характеристику на сотрудника
Первым шагом в получении характеристики является подача заявления на имя руководителя о выдаче документа. Кроме этого, с работника необходимо взять разрешение на разглашение персональных данных, поскольку в документе будут указываться личные сведения о работе, размере заработка, семье и т.д.
Если приходит внешний запрос, то входящее письмо считается основанием для оформления документа. В этом случае также необходимо получить от работника разрешение на выдачу персональных сведений. Исключением являются только запросы от государственных органов.
Характеристика обычно оформляется в свободном виде с использованием фирменного бланка компании. При построении текста лучше всего применять деловой стиль письма — все предложения строить от третьего лица, или вообще в прошедшем времени.
Для правильного отражения всех сведений о сотруднике можно привлечь к составлению документа непосредственного начальника работника.
Характеристика на сотрудника должна начинаться с названия документа, а также даты и места его оформления. Затем описываются полные Ф.И.О. работника, на которого она составляется, дата рождения, должность и наименование фирмы. В этой же части документа можно отметить образование.
Затем в характеристику включаются сведения о периоде, который сотрудник работает в компании, его должностных обязанностях. Следом можно указать, насколько ответственно он к ним относится, описать награды, поощрения за качественный труд в компании, либо наказания либо взыскания за совершенные проступки.
После этого описываются личные и профессиональные свойства работника. Здесь можно отметить, как именно он ведет себя в коллективе, завоевал ли уважение других сотрудников, как ведет себя во время сложных производственных ситуаций, насколько успешно он выполнял доверенные ему сложные задания.
Далее можно описать, посещал ли сотрудник какие-либо дополнительные курсы, участвовал ли в повышении квалификации или переподготовке и т. д.
В конце документа обязательно необходимо точно прописать, для каких целей либо в какой орган составлен данный документ. Если сведений об этом нет, то достаточно указать стандартную фразу «Характеристика дана для предъявления по месту требования».
Полностью оформленную характеристику подписывает руководитель фирмы, а также работник, который занимался ее составлением. Если у фирмы есть печать, то ее оттиском заверяют подписи.