Отзыв сотрудника из отпуска: кого можно отозвать, кого нет и как?

Иногда в компании может возникать ситуация, когда на своем рабочем месте срочно необходимо присутствие сотрудника, который в настоящий момент находится в ежегодном отпуске. Для того, чтобы его вернуть, необходимо правильно оформить отзыв работника из отпуска. Но нужно помнить, что это может происходить только добровольно, а в подтверждение оформляется несколько обязательных документов.

Возможно ли отозвать сотрудника из отпуска и в каком случае?

Конституция РФ защищает право работника на ежегодный отдых. Однако как быть в ситуации, если по какой-либо серьезной причине в это время требуется его присутствие на рабочем месте? ТК разрешает это сделать, но только в том случае, если на это согласен сам сотрудник.

При этом причины, по которым работодатель может обратиться с просьбой прервать отдых, в законе не оговариваются. Чтобы в дальнейшем не было никаких проблем с проверяющими органами, во внутренних нормативных актах лучше всего обозначить такие случаи.

Согласие на отзыв оформляется в письменной форме, а работник собственной рукой проставляет на нем свое одобрение.

Неиспользованная часть отдыха в дальнейшем предоставляется ему:

• В любое время во время этого года по желанию сотрудника.
• Присоединяется ко времени отдыха за последующий рабочий год.

Когда нельзя отозвать из отпуска?

ТК устанавливает несколько категорий работников, кого категорически запрещено отзывать из отпуска, к ним относятся:

• Работников, которым еще нет 18 лет.
• Женщин, ожидающих ребенка.
• Работники, которые трудятся на местах с вредными или опасными условиями деятельности.

Кроме этого работников запрещено отзывать из дополнительных отпусков:

• Без сохранения оплаты.
• Учебного (при совмещении работы и обучения в ВУЗе).
• По беременности и родам.
• Прочих видов дополнительных отпусков.

Сотрудник не согласен, что делать?

По закону, произвести отзыв допустимо только при согласии на этот шаг работника. Принять такое решение в одностороннем порядке работодатель не имеет права, отзыв из отпуска без согласия работника запрещен законом. Никакие санкции при получении отказа хозяйствующий субъект также применять не вправе.

Все, что в данной ситуации остается делать администрации — обещать вознаграждение за этот шаг. В этой ситуации все зависит от того, насколько далеко готово пойти руководство, чтобы получить своего сотрудника назад.

В частности, работнику за согласие прервать свой отпуск можно выписать денежную премию, компенсировать материальные затраты за путевку, полностью оплатить новую путевку в желаемое место и время и т.д.

Правомерно ли увольнение в случае отказа?

Поскольку увольнение является одним из видов дисциплинарного наказания, его нельзя применять к сотруднику при отказе того прервать свой отдых и выйти на работу.

Кроме этого необходимо помнить, что законодательство запрещает производить увольнение во время нахождения в оплачиваемом отпуске.

Если дело дойдет до судебного разбирательства, то закон будет на стороне сотрудника, а компания обязана будет не только восстановить его на своем рабочем месте, но и компенсировать дни «вынужденной безработицы».

Порядок отзыва сотрудника из отпуска: пошаговая инструкция

Шаг 1. Составить служебную записку руководителю

Начинать процедуру отзыва должен руководитель подразделения, где трудится данный работник. Он оформляет на имя руководства компании служебную записку, где сообщает о необходимости данной процедуры. Администрация рассматривает ее, визирует и передает в кадровый отдел на оформление необходимых документов.

Служебная записка должна составляться в письменном виде. В нее включается описание возникшей ситуации, просьба произвести отзыв из отпуска по производственной необходимости указанного работника, подробное описание причин, побудивших на это действие, желаемая дата, с которой необходимо выполнить отзыв.

Шаг 2. Направление работнику уведомления об отзыве из отпуска

После того, как администрацией принято решение об отзыве сотрудника, ему должно быть направлено уведомление об этом.

Нужно отметить, что законодательство не устанавливает каким именно способом будет производиться уведомление работника. Это можно сделать устно, письменно, по электронной почте. При этой процедуре важно, чтобы факт составления уведомления в также выраженное согласие было подтверждено безоговорочно, поэтому все же рекомендуется оформлять бумагу в письменном виде.

В уведомлении должно быть указано:

• Должность и Ф.И.О. сотрудника.
• Просьба выйти на работу досрочно.
• Причины такой необходимости.

В уведомлении можно указать стандартную причину «По производственной необходимости». Однако лучше все подробно расписать, почему работнику необходимо появиться на рабочем месте, чтобы убедить его на этот шаг.

][vc_btn title=”Как правильно оформить уведомление об отзыве сотрудника из отпуска?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fotpusk%2Fdokumenty-na-otpusk%2Fuvedomlenie-ob-otzyve-iz-otpuska.html||target:%20_blank|”]

Шаг 3. Получение согласия на досрочный выход на работу

Отзыв из отпуска допускается только при оформлении письменного согласия на этот шаг. При этом законодательство никак не определяет способ и форму оформления этого документа.

Обычно это производится двумя способами:

• Специальной графой в уведомлении об отзыве. В ней необходимо от руки вписать фразу «Согласен» либо «Не согласен».
• Отдельным бланком, который заполняет сотрудник.

Если согласие оформляется как отдельный документ, то работник вносит в него данные от первого лица. Там нужно указать согласие на выход на работу, проставить число с какого числа это произойдет. Также допускается в этом документе сразу записать период, на который необходимо перенести оставшиеся дни отдыха.

Шаг 4. Оформить приказ об отзыве из отпуска

После получения от работника письменного согласия, кадровая служба должна подготовить приказ об отзыве работника из отпуска. Для него нет строгой установленной форме, поэтому каждая фирма может оформить его произвольно.

Приказ обязательно должен содержать указания:

• Вызвать работника из отпуска с указанием даты, с которой он должен приступить к работе.
• Определить новый период отдыха.
• Выполнить перерасчет выплаченных отпускных.
• Внести новые данные в график отпусков.

В качестве оснований к приказу указываются все ранее оформленные документы — докладная записка, уведомление об отзыве, согласие работника.

Приказ об отзыве из отпуска обязательно должен содержать новый период отпуска либо решение работника включить его в состав отдыха в следующем году. Эти сведения на момент составления документа уже должны быть известны.

[vc_btn title=”Как составить приказ об отзыве сотрудника из отпуска?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fotpusk%2Fdokumenty-na-otpusk%2Fprikaz-ob-otzyve-iz-otpuska.html||target:%20_blank|”]

Шаг 5. Произвести перерасчет отпускных

За три дня до ухода на отдых, сотрудник получает отпускные за весь предполагаемый период отдыха. Как только он появляется на рабочем месте после отзыва, работнику начинает начисляться зарплата за отработанное по факту время. Поскольку период отпуска он использовал не весь, ранее выданные отпускные необходимо пересчитать.

Излишне уплаченные средства могут быть возвращены в кассу либо зачтены в счет будущей оплаты труда.

Шаг 6. Внесение изменений в личную карточку и график отпусков

Как правило, для составления графика отпусков используется форма Т-7.

Чтобы отразить в нем отзыв из отпуска, необходимо:

• В графе «Дата предполагаемого отпуска» записать новое начало отдыха.
• В графу «Основание» занести реквизиты приказа на отзыв.
• В графу «Примечание» внести текстовый комментарий о том, что произведен отзыв из отпуска.

При внесении изменений в личную карточку необходимо выяснить, была ли заранее указана дата завершения отдыха. Если нет — то в графу вписывается день отзыва, а в поле «Примечание» вносится информация о том, что произведен отзыв и указываются реквизиты приказа.

Если же дата завершения была поставлена заранее, в раздел нужно внести еще одну запись «Отозван из отпуска» с указанием реквизитов приказа.

Шаг 7. Сделать отметку в табеле рабочего времени

Каким-либо особенным способом отзыв в табеле учета рабочего времени не отмечается. В период отдыха делается отметка кодом «ОТ» либо 09. В первый рабочий день после выхода указывается код «Я» либо 01.

Как пересчитать отпускные и налоги

Отпускные

Отзыв из отпуска без перерасчета отпускных возможен только, если период отдыха будет в дальнейшем продлен на тоже количество дней, когда работник привлекался к работе.

Например, у работника отпуск с 01 июня 2016 года по 29 июня включительно. 14 июня данного сотрудника отозвали на один день из отпуска для выполнения срочного заказа.

Работник решил не переносит этот день на другое время, а продлить данный отпуск. Таким образом, отпуск у него закончится 30 июня. В этом случае никаких перерасчетов делать не надо.

Иначе обстоят дела, если сотрудник переносит дни неотгулянного отпуска на более поздний период. В этом случае обязательно нужно произвести перерасчет сумм отпускных.

Сумма отпускных снижается на суммы за дни, когда сотрудник работал, и включает в себя только оплату за дни фактически отгулянные работником.

Это связано с тем, что когда работник решит использовать свои неотгулянные дни, расчет сумм отпускных изменится, так как период принимаемый к определению сумм будет иным.

НДФЛ

НДФЛ следует удерживать из отпускных в момент их выплаты. В случае, если при отзыве работника необходимо пересчитать суммы отпускных, ранее удержанный НДФЛ не надо корректировать.

Учесть корректировку при налогообложении нужно только при выплате следующей зарплаты. Ведь под налогообложение НДФЛ попадут суммы дохода работника скорректированные (уменьшенные) на излишне выплаченные отпускные.

Страховые взносы

На суммы отпускных следует начислять страховые взносы. Они рассчитываются на основании первоначально произведенного расчета.

Если происходит корректировка отпускных в связи с отзывом работника раньше времени из отпуска, то, как и с НДФЛ, учесть изменения можно будет только при определении взносов на следующую зарплату. Базой для начисления взносов будет являться не вся зарплата, а уменьшенная на излишне выплаченные суммы.

Налог на прибыль

Суммы отпускных, а также взносы начисляемые на них учитываются при налогообложении налогом на прибыль в составе расходов.

Если производится отзыв работника из отпуска, то происходит перерасчет сумм ранее выплаченных отпускных и начисленных взносов. Поэтому также следует пересчитать и налог на прибыль. Особенно, данное правило распространяется на хозяйствующих субъектов, которые осуществляют ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль.

Подавать уточненный расчет по налогу на прибыль в момент отзыва работника необязательно, в связи с тем что данные изменения не являются ошибкой бухгалтера. Сумму корректировки можно учесть в следующем месяце при расчете налога.

Что делать с переплатой отпускных?

После пересчета отпускных будет известна сумма, которую сотруднику необходимо вернуть назад. Однако по своей инициативе фирма в одностороннем порядке произвести удержание не сможет — работник это должен сделать добровольно.

Обычно возврат производится одним из способов:

• Сотрудник согласен вернуть наличные деньги в кассу.
• Излишне выплаченные деньги могут быть зачтены в счет будущей зарплаты.
• Лишние деньги удерживаются по заявлению работника.

Пример расчета

У менеджера по продажам ООО «Столица» Романовой П.Л., у которой установлен оклад 25000 рублей, с 15 мая по 11 июня наступил период отпуска. Общая сумма ее отпускных составила 23891 руб. 11 мая ей на карточку были выданы отпускные в сумме 20785 руб. и перечислен в бюджет НДФЛ 3106 руб. Страховые взносы с суммы отпускных составили 7573,44 рублей.(31,1% +0,6% (травматизм)).

01 июня с ее согласия для выполнения срочного заказа она была отозвана на два дня из отпуска. По письменному заявлению Романовой П.Л. дни неотгуленного отпуска следует прибавить к следующем периоду отдыха.

Отражение в бухгалтерском учете:

Наименование операции	Отражение в Бухгалтерском учете
Начислены отпускные Романовой Л.Р.	ДТ44 КТ70 23891 рублей ДТ70 КТ68 3106 рублей ДТ44 КТ 69 7573,44 рублей
Выплачены отпускные Романовой Л.Р.	ДТ70 КТ50 20785 рублей
Перечислен НДФЛ с суммы отпускных	ДТ 68 КТ51 3106 рублей
Перечислены страховые взносы с сумм отпускных	ДТ69 КТ51 7573,44 рублей
Начислена зарплата за июнь с учетом корректировки за отпуск	ДТ44 КТ70 16666,66 рублей (25000*14/21) ДТ44 КТ70 -1706,5 рублей (23891/28*2)
Зарплата всего за июнь составит 16666,66-1706,5=14960,16	ДТ 70 КТ 68 1945 рублей (14960,16*13%) ДТ 44 КТ 69 4742,37 рублей (14960,16*31,7%)
Выплачена зарплата за июнь	ДТ70 КТ 51 13015,16 рублей
Перечислен НДФЛ	ДТ 68 КТ 51 1945 рублей
Перечислены взносы	ДТ 69 КТ 51 4742,37 рублей.