Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность и порядок предоставления

Работник, отработав у хозяйствующего субъекта определенный период времени, может рассчитывать на ежегодный оплачиваемый отпуск. В этот промежуток за ним сохраняется его место работы, а также администрация компании выплачивает ему зарплату, рассчитанную исходя из среднего заработка. Процедура предоставления периода отдыха, а также его длительность устанавливается ТК РФ.

Виды оплачиваемых отпусков

Законодательство выделяет два вида отпусков, которые могут быть предоставлены сотрудникам компании. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться только по трудовым соглашениям.

Этот период времени полагается работнику после того, как он отработает на предприятии не менее шести месяцев по общим правилам. Для исчисления отпуска следует год начинать исчислять с момента оформления сотрудника на место работы в компании.

Каждый отработанный месяц дает сотруднику право на 2,33 календарных дней отдыха. У большинства сотрудников продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней.

Законами может устанавливаться более продолжительный отпуск, но для строго определенных категорий сотрудников. Это прежде всего работники с инвалидностью, у которых данный период равен 30 дней, не достигшие 18 лет сотрудники — 31 день.

Предоставление отпуска осуществляется согласно утвержденного графика отпусков, который вводится не менее, чем за две недели до конца года, в котором будет действовать. Соблюдение отпуска является обязательным как для руководства компании, так и для самого сотрудника. При его составлении у некоторых категорий работников существуют льготы при выборе времени отдыха.

Чтобы узнать, полагается ли человеку отпуск, кадровик должен подсчитать его стаж работы и учесть предыдущие промежутки отпуска.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Такой отпуск может предоставляться либо в соответствии с законодательством, либо если условие об этом рассмотрено в трудовом контракте с сотрудником.

Таким образом, отпуск работнику предоставляется дополнительно:

• Если у него согласно СОУТ вредные или опасные условия на месте труда. – Чтобы работник был наделен правом на получение времени отдыха дополнительно, его рабочее место должно иметь категорию вредности: 2,3,4 опасности. В этом случае сотрудник может рассчитывать на отпуск не менее 7 дней. Для данной категории работников, условие о дополнительном отпуске должно быть включено в его трудовой контракт. Кроме этого, если данному человеку устанавливается длительность дополнительного отпуска более 7 дней, то дни свыше этой продолжительности он имеет право заменить денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.
• Если работе определен особый характер.
• При ненормированном рабочем дне.
• Занятым на работах на территориях Крайнего Севера.
• Закрепленных законами РФ случаями. Сюда можно отнести дополнительные отпуска спортсменов и их тренеров (продолжительность их составляет не менее 4 дней), занятым на службе в полиции лицам.

Также администрация компании имеет право при наличии финансовых ресурсов предоставлять своим работникам дополнительные отпуска. Но для этого она должна закрепить данное условие в коллективном договоре, а также в каждом трудовом контракте, заключаемом с работником, у которых есть дополнительное время отдыха.

Стаж, на основании которого происходит определения права на основной и дополнительный отпуск, может в каждом из этих случаев отличаться. Дополнительный отпуск может исчисляться в рабочих днях. Однако при подсчете их надо перевести в календарные.

Полагается основной отпуск совместителям или по договору ГПХ?

Работник помимо основного места может быть трудозанят на дополнительных местах работы. Все последующие компании являются местами работы по совместительству. Законодательство устанавливает, что независимо от работы отпуск положен каждому работнику, в том числе и совместителю.

Однако, особенностью данного времени отдыха является, то, что он предоставляется в период отпуска на основном месте, независимо получил ли этот сотрудник право на отпуск у других работодателей.

С физлицами организация может составлять гражданско-правовые договора. Это могут быть договора подряда, оказания услуг и т. д.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск?

ТК устанавливает, что время, в которое работник может пойти на отдых, должно быть зафиксировано в графике отпусков. При этом сам сотрудник за две недели должен быть письменно предупрежден о скором его начале. Закон не устанавливает, должен ли работник писать заявление об отпуске, но во многих компаниях это шаг все еще необходим.

Если работник идет в отпуск строго по графику, то он не обязан оповещать об этом руководство компании и как-либо согласовывать начало отдыха. Следовательно, и заявление в этой ситуации писать не нужно.

Однако есть несколько исключений, когда заявление написать необходимо:

• График отпусков на предприятии не составляется. Однако надо помнить, что это может повлечь штрафные санкции до 50 тыс. руб.;
• Сотрудник поступил на работу только в текущем году, и отсутствует в графике;
• Работник хочет пойти в отпуск в другой день, чем закреплен в графике.

Это объясняется тем, что отсутствие на рабочем месте без согласования с руководством будет считаться прогулом, а также компания обязана рассчитать и перечислить отпускные не позднее 3-х дней до момента отдыха.

Как оформить основной или дополнительный оплачиваемый отпуск

Шаг 1. Предупредить работника о предстоящем отпуске

Последовательность, в которой сотрудники одной компании уходят в отпуск, отражает график отпусков. Поэтому закон обязывает за 2 недели до времени отпуска предупредить работника об этом. Каким способом это делать фирма решает самостоятельно. Но сотрудник в подтверждение должен поставить личную подпись. Выбранный способ нужно указать в локальном акте.

Уведомление может производиться одним из следующих способов:

• В график отпусков, составленный по форме Т-7 можно внести две дополнительные графы, в которых сотрудник будет ставить подпись в подтверждение факта, что он предупрежден о скором отпуске, а также указывать дату предупреждения.
• Создать специальный бланк уведомления.
• Создать ознакомительные ведомости.

По закону, если работодатель произвел предупреждение менее чем за 2 недели до начала времени отдыха, то по письменному желанию работника время отпуска может быть перенесено на другой срок, который укажет сотрудник.

[vc_btn title=”Как составить уведомление об отпуске сотрудника?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fotpusk%2Fdokumenty-na-otpusk%2Fuvedomlenie-ob-otpuske.html||target:%20_blank|”]

Уведомления, которые оформлены на отдельных бланках, желательно регистрировать в специальном журнале. Это даст возможность, при необходимости, быстро найти нужный документ. Но ведение такого регистра не обязательно.

Шаг 2. Оформить приказ о предоставлении отпуска

Для того, чтобы создать приказ на отпуск кадровик может использовать стандартную утвержденную форму, либо оформить его на фирменном бланке в произвольном стиле.

Для такого рода приказов существуют две готовые формы:

• Форма Т-6 — для предоставления отпуска единственному сотруднику.
• Форма Т-6а — для предоставления времени отдыха группе работников.

В графы периода, за который работник получает отдых, необходимо внести начало и окончание рабочего года. Необходимо помнить, что он начинается не с 1 января, как календарный, а с даты поступления этого работника в компанию.

При этом придерживаются следующих правил:

• Если отпуск оформляется сразу за несколько лет, то проставляется либо период в соответствии с оформленным графиком отпусков, либо с начала того года, когда отпуск был предоставлен последний раз и по текущий, либо указывать годы через запятую. При этом Роструд в своем письме указывает, что можно проставлять как предыдущие годы, так и текущий, и это не будет ошибкой, поскольку в ТК данные особенности никак не отражены;
• Если отпуск работнику оформляется авансом за еще не отработанное время, то указывается будущий период, за который он предоставляется.

[vc_btn title=”Как составить приказ на отпуск сотрудника по форме Т-6?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fotpusk%2Fdokumenty-na-otpusk%2Fprikaz-na-otpusk.html||target:%20_blank|”]

Шаг 3. Ознакомление работника с приказом

После того, как приказ о предоставлении отпуска работнику полностью оформлен и подписан, документ необходимо передать сотруднику на подпись. Он должен в соответствующей графе поставить личную подпись и текущую дату.

Иногда может возникать ситуация, когда работник отказывается поставить на приказе свою подпись. Это может происходить, к примеру, если отпуск в данное время запланирован графиком, а сам работник хочет изменить его на другое, более ему удобное.

В дальнейшем, этот акт прикрепляется к приказу и они вместе хранятся в архиве компании.

Шаг 4. Отражение сведений об отпуске в личной карточке

Личная карточка Т-2 предназначена для отражения информации о работе сотрудника на предприятии в течение всего времени. Для этих целей можно использовать стандартную форму, либо же закон не запрещает использовать свою, но с указанием всех необходимых реквизитов.

Для отражения сведений об отпуске предназначен раздел VIII «Отпуск».

Он выглядит как таблица, в которую построчно заносятся данные:

• Название отпуска;
• За какой период работы он предоставляется;
• Количество дней отдыха;
• Начало и окончание отдыха;
• Сведения о приказе.

Шаг 5. Внести информацию об отпуске в лицевой счет

Лицевой счет — это документ, который открывается на всех сотрудников фирмы в начале каждого года. Он не является обязательным к использованию, и обычно лицевой счет применяют в крупных компаниях. Небольшие фирмы и предприниматели пользуются личными карточками Т-2 и ведомостями Т-49 и Т-51.

Сведения, которые отражаются в лицевом счете являются основанием для оформления пенсии, а потому этот документ необходимо хранить в течение 75 лет.

Лицевой счет имеет две утвержденные формы:

• Форма Т-54 — заполняется вручную и содержит все сведения о начислениях, удержаниях, которые вносятся на основании первичных документов.
• Форма Т-54а — используется при компьютерной обработке.

Шаг 6. Оформить записку-расчет на отпуск

Если работник идет в основной или дополнительный трудовой отпуск, для определения размера отпускных используется записка-расчет о предоставлении отпуска. Ее можно оформить на стандартном бланке Т-60, либо на разработанном в компании, но с применением обязательных реквизитов.

В документе обязательно указывается продолжительность времени отдыха, а также за какой период он предоставляется. На оборотной стороне производится подробный расчет отпускных и налога НДФЛ с них. В результате, можно получить итоговую сумму, предназначенную для выдачи на руки.

[vc_btn title=”Как оформить записку-расчет о предоставлении отпуска?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fotpusk%2Fdokumenty-na-otpusk%2Fzapiska-raschyot-o-predostavlenii-otpuska.html||target:%20_blank|”]

Заполненный документ заверяется кадровиком и бухгалтером-расчетчиком.

Шаг 7. Произвести расчет отпускных

Расчет отпускных производится на основании среднего дневного заработка за предыдущие 12 месяцев. Порядок его получения подробно описан в постановлении №922.

Коэффициент 29,3 применяется только в том случае, когда весь указанный период отработан целиком. В противном случае для не полностью выработанных месяцев он должен быть пересчитан.

Принцип расчета отпускных за основной и дополнительный отпуска одинаковый. Для удобства их периоды можно сложить воедино и производить расчет единой суммой.

Шаг 8. Произвести выплату отпускных

Компания должна произвести выплату начисленной суммы отпускных не позднее 3-х дней до момента ухода на отдых. При этом если предполагаемый день перечисления будет приходиться на выходной или праздник — то переносить вперед нельзя, платеж необходимо будет произвести заранее.

Если работник написал заявление на отпуск прямо перед его началом, то по закону работодатель имеет право выполнить перечисление отпускных в течение 3-х дней с момента подачи заявления руководству.

Шаг 9. Оформление табеля учета рабочего времени

Для учета явок и неявок работника на свое место используются типовые формы табеля учета рабочего времени – Т-12 и Т-13.

В зависимости от того, какой именно отпуск был предоставлен работнику, в соответствующие ему дни в табеле проставляются:

• Основной отпуск — используется код ОТ либо цифровое обозначение 09.
• Дополнительный отпуск — код ОД либо цифровое обозначение 10.

Если на период отпуска попадает праздничный день, то его в предоставленное время отдыха вносить нельзя. Такие дни в табеле учета должны отражаться при помощи кода В либо цифрового обозначения 26.

Отдельно необходимо упомянуть болезнь во время отпуска. Если работник не сообщил о ней руководству, то в табеле все эти дни отражаются как время отдыха.

Учитываются ли выходные дни во время отпуска?

Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях, то при его определении нужно учитывать как рабочие дни, так и выходные. При этом нужно учитывать, что если праздничный день попадает на выходной, то последний переносится на следующий рабочий. Это же правило применимо и к региональным религиозным праздникам.

Кроме этого необходимо помнить, что Правительство своим постановлением имеет право переносить некоторые выходные дни на другие в течение года.

А вот праздничные дни в состав отпуска не включаются и не оплачиваются. Это распространяется как на ежегодный отпуск, так и на дополнительный. Работник может написать заявление на отпуск с началом с праздничного дня — такое не запрещается в ТК. Однако кадровик обычно такой день сразу отбрасывает, начиная отсчет дней с ближайшего рабочего либо выходного.

Что если сотрудник заболел в отпуске

Работодатель обязан перенести либо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск, если перед ним или во время отдыха работник заболел либо получил травму. Такая ситуация действует как на основной, так и на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Порядок переноса полностью зависит от того, в какой момент сотрудник сообщил о болезни:

• Сотрудник сразу же устно либо письменно сообщил о том, что он открыл больничный, а потому продлевает свое время отдыха на время болезни. В этой ситуации отпуск будет продлен автоматически после его сообщения, а издавать дополнительный приказ и производить перерасчет отпускных выплат не нужно. Главным подтверждающим документом будет выступать больничный лист.
• Работник вышел из отпуска и только после этого предъявил больничный. В такой ситуации необходимо, чтобы он написал заявление о переносе этих дней на другое время, причем новые дни должны согласовываться с руководством. Выплаченные ранее отпускные подлежат пересчету. Однако их можно зачесть в счет будущей зарплаты.

Независимо от того, какая из указанных ситуаций возникла, больничное пособие рассчитывается и выплачивается в стандартном порядке.

Дни не переносятся, если больничный во время очередного отпуска был оформлен по причине ухода за ребенком либо больным родственником.

Можно ли уволить сотрудника, пока он в отпуске?

По действующему законодательству компания не имеет права уволить сотрудника по своей инициативе, пока тот находится в отпуске. Даже если причиной для этого будет являться сокращение численности, выявление профнепригодности или ранее совершенный дисциплинарный поступок. В данном случае, необходимо сначала дождаться, когда закончится время отдыха, и после этого начинать необходимую процедуру.

Однако существует положительный ответ на вопрос – можно ли уволить человека находящегося в отпуске?

К таким ситуациям относятся:

• Сотрудник подал заявление на увольнение по своему желанию.
• Между сторонами проведены переговоры, и была достигнута письменная договоренность об увольнении. Такое расторжение контракта является увольнением по соглашению сторон.
• Компания, в которой трудился работник, ликвидируется.

Если сотрудник изъявляет желание уволиться, то работодатель должен произвести это действие, независимо от оставшегося времени отдыха и незаконченных дел. Но нужно помнить, что срок предупреждения в 2 недели действует и в этом случае. Если между сторонами остались какие-то вопросы, они в дальнейшем должны решаться путем переговоров или через суд.