Дополнительный отпуск – порядок предоставления и оформления

Помимо основного отпуска существует еще такой вид отдыха, как дополнительный оплачиваемый отпуск. Хозяйствующий субъект может при наличии у него финансовой возможности представлять данные периоды отдыха дополнительно к существующим. Кроме этого законодательство предусматривает для некоторых категорий граждан обязательность оформления для них времени отдыха дополнительно.

Кому может быть предоставлено дополнительное время отпуска

Законодательством определен список граждан, котором может дополнительно к основному устанавливаться еще период отдыха. К ним относятся:

• Сотрудники, с которыми подписано трудовое соглашение, предусматривающий ненормированный рабочий день.
• Сотрудники, у которых место работы согласно проведенной СОУТ признано подверженным влиянию вредных и опасных факторов.
• Сотрудникам, которым трудовым контрактам предусмотрен особый характер работы.
• Рабочее место работника считается территорией Крайнего Севера или приравненного к ней района.
• Категориям и профессиям граждан, которые прямо указаны в федеральном законодательстве.

Также дополнительные отпуска могут быть предоставлены спортсменам и их тренерам, некоторым педагогическим работникам, медикам и военным, которые принимали участие в боевых операциях.

Когда руководство хозяйствующего субъекта имеет финансовые возможности и желает вознаградить определенных сотрудников организации, оно может включить в их трудовые соглашения пункт о предоставлении этим людям отпуска дополнительно.

Это же условие можно рассмотреть в существующем на предприятии коллективном договоре. Однако, работникам нужно учитывать, что решение о дополнительных отпусках в этом случае полностью принимает директор компании.

Законодательством же предусмотрено право работника, если ему определено дополнительный период отдыха, осуществить замену его на денежную компенсацию. Это можно сделать как в отношение всего периода такого отпуска, так и его части.

Можно ли взять дополнительный отпуск по собственному желанию?

Дополнительный оплачиваемый отпуск возможен только у людей согласно законодательству, а также в случаях когда нормативные акты самого хозяйствующего субъекта и заключенные с сотрудниками трудовые контракты содержат данное условие.

Работник обладает правом на отдых дополнительно только с согласия его работодателя, и только в случае, если условие об этом содержится в коллективном договоре фирмы или в заключенном с ним трудовом контракте.

Но руководство компании, как правило, в свои нормативные акты включает условие о предоставлении дополнительных отпусков с оговоркой о наличии возможности финансирования таких расходов. Поэтому работнику предварительно необходимо получить на такой отдых согласие.

Для всех остальных категорий такой отпуск не предусмотрен. Таким образом не существует в обычных условиях дополнительного времени отдыха, предоставляемого сотрудникам по их желанию.

Виды дополнительных отпусков

Дополнительный оплачиваемый отпуск оформляется либо по решению администрации либо в соответствии с законодательством. Рассмотрим подробнее их.

Дополнительный отпуск работающим пенсионерам

Действующие нормы права отдельно для категории работающих пенсионеров не предусматривают возможности в силу закона получать дополнительный период отдыха, кроме тех случаев, которые закреплены в законе (опасные условия, ненормированный день, работа на Крайнем Севере).

Однако, работающие пенсионеры имеют право взять отпуск без оплаты. Его длительность в целом за год устанавливается 14 днями. Эти работники могут сразу запросит это время. Или же разбить его на части. При этом согласия работодателя на это не требуется, им достаточно подать соответствующее заявление.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск может быть оформлен им, если в их трудовых контрактах отражен данный момент.

Дополнительный отпуск за вредные условия труда 2017

В соответствии с существующими законами предприятие должно проводить СОУТ, согласно которой каждому месту работы устанавливается категория опасности. Для опасных и вредных условий в качестве компенсации за такой труд предусмотрена обязанность работодателя предоставлять дополнительно время на отдых, которое подлежит оплате исходя из среднего заработка.

Нормами права устанавливается минимальная его продолжительность в виде семи дней. Локальными актами длительность таких отпусков может быть увеличена.

Кроме этого, предприятия должны принимать во внимания положения отраслевых и межотраслевых соглашения, в которых данный период может быть увеличен.

В 2017 году никаких изменений в отношении отпусков не было принято. Поэтому применяются ранее утвержденные нормы.

Дополнительный отпуск инвалидам

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск у работников с инвалидностью имеет повышенную продолжительность и составляет тридцать дней. Дополнительные дни отпуска ему может предоставлять только в случае, если сотрудник относится к категориям работников имеющим в силу закона право на него, или же когда действующие нормативные акты предприятия и заключенные трудовые контракты предусматривают это.

Во всех иных случаях инвалиды не имеют права на подобные периоды отдыха.

Однако, законодательством закреплена обязанность работодателя предоставлять сотрудникам-инвалидам по их заявлению отпуска без оплаты. Его длительность в сумме составляет 60 дней.

Еще дополнительный отпуск полагается работнику, если им была получена производственная травма, но только для лечения и восстановления здоровья.

Дополнительный отпуск медработникам в 2017 году

Работникам учреждений медицины в случаях, указанных в законе, возможно оформление дополнительного периода отдыха.

Одним из примеров такой возможности, является право медперсонала, осуществляющего уход за больными и зараженными СПИДом, на дополнительный отпуск в размере двух недель.

За не нормируемый рабочий день

Локальными актами организации при ненормированном рабочем днем, работникам у которых он предусмотрен трудовым контрактом, устанавливается дополнительный отпуск. Законодательство требует, чтобы его длительность была не менее трех дней.

Таким образом хозяйствующий субъект при наличии финансовой возможности может увеличить данное время.

При этом надо учитывать, что если у работника прописан ненормированный рабочий день в трудовом контракте, а он фактически работал на стандартном графике, то время отдыха дополнительно все равно надо этому сотруднику предоставить.

Участникам боевых действий

Данной категории сотрудников полагается при наличии у них боевых операций в качестве социальной гарантии предоставление оплачиваемого дополнительного отпуска в размере 15 дней. Причем его можно брать отдельно от основного отпуска.

Кроме этого, участники боевых действия имеют право на оформление отпуска без оплаты в размере 35 дней за год. Его они могут брать сразу или разбивать на части.

Дополнительный отпуск ветеранам боевых действий в 2017 году изменения не было, поэтому в настоящее время действуют правила ранее утвержденных норм.

Можно ли соединить основной и дополнительный отпуска

Существующие нормы права не запрещают объединение периодов основного и дополнительных отпусков, точно так же как и их разбиение на части.

Однако, при использовании отпусков частями необходимо придерживаться правила:

• Разделение отпусков на части должно быть согласовано обеими сторонами трудовых отношений.
• Длительность одной из частей должна обязательно составлять не менее 14 дней.

На примере это выглядит так. Сотруднику установлен основной отпуск в размере 28 дней и за вредные условия – дополнительный 7 дней. Общая их длительность составляет 35 дней. Он может использовать его частями. Работник принял решение, на которое получил согласие администрации, что первая часть отпуска будет составлять 15 дней, оставшаяся – 20 дней.

В каком случае дополнительный отпуск оплачивается, а в каком нет?

Все предоставляемые дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством и оформляемые по решению работодателя являются оплачиваемые. Не оплачиваются только отпуска, оформляемые без сохранения зарплаты.

Этот момент обязательно нужно учитывать при установлении периодов отпуска и подачи заявления, чтобы в дальнейшем не было конфликтов, так как у работников определенных категорий может быть право на оба этих отпусков.

Как оформить дополнительный отпуск сотруднику?

Шаг 1. Уведомление сотрудника о будущем отпуске

По завершении каждого года на предприятии должен составляться график отпусков на следующий годовой период. Поскольку все даты ухода на отдых будут известны, закон обязывает работодателей предупреждать работников об этом за 2 недели до начала. Если работник одновременно идет в основной отпуск и дополнительный, то можно сделать одно уведомление, в котором указать оба периода отдыха.

Как именно это сделать, в каждой фирме решают самостоятельно. Однако, в каждом случае работник личной подписью должен подтвердить, что уведомление произошло. Выбранный способ закрепляется в локальных актах по предприятию.

Уведомлять можно несколькими способами:

• В графике отпусков по форме Т-7 предусмотреть дополнительную графу для подписи работника;
• Составлять специальное письмо-уведомление;
• Вести ознакомительные ведомости.

Закон устанавливает, что если работодатель опоздал с уведомлением, то работник обладает правом перенести отпуск на любое другое удобное для него время. Выбранная дата закрепляется путем внесения изменений в график отпусков.

[vc_btn title=”Как составить уведомление об отпуске сотрудника?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fotpusk%2Fdokumenty-na-otpusk%2Fuvedomlenie-ob-otpuske.html||target:%20_blank|”]

Шаг 2. Составление приказа о предоставлении отпуска

Для создания приказа на отпуск кадровый сотрудник может использовать стандартный бланк, либо документ, разработанный в компании на фирменном бланке.

Стандартных бланков существует для вида:

• Форма Т-6 — для оформления отпуска одному работнику;
• Форма Т-6а — для оформления времени отдыха сразу группе сотрудников списком.

В одном приказе можно прописать как основной, так и дополнительный отпуск. Для последнего необходимо заполнить раздел Б.

В графы периода отпуска надо внести даты начала и окончания рабочего года. Нужно помнить, что его начало считается не с 1 января, а с момента поступления на работу в компанию.

[vc_btn title=”Как составить приказ на отпуск сотрудника по форме Т-6?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fotpusk%2Fdokumenty-na-otpusk%2Fprikaz-na-otpusk.html||target:%20_blank|”]

При этом нужно придерживаться правил:

• Если отпуск предоставляется сразу за несколько периодов (т. е. был не использован ранее), то в графах периода можно указывать текущий период, либо началом проставляется тот год, когда отпуск предоставлялся последний раз, либо даты указываются через запятую.
• Если отпуск по согласованию с работодателем оформляется авансом, то записывается будущий период, за который он оформляется.

Приказ храниться в компании минимум 5 лет.

Шаг 3. Ознакомление работника с приказом

После полного оформления приказа его нужно передать работнику на ознакомление. В подтверждение этого он проставляет в специальной графе свою подпись и текущую дату.

Порой может возникнуть ситуация, что работник не хочет ставить свою подпись в документе. Это может случаться, например, если время отдыха у него запланировано утвержденным графиком отпусков, а сам сотрудник по какой-либо причине хочет изменить его на другое, более удобное для него.

Шаг 4. Отражение информации об отпуске в личной карточке по форме Т-2

В личной карточке отражаются сведения о сотруднике в течение всей его работы в компании. Существует стандартная форма Т-2, но закон не запрещает разработать собственный бланк с учетом личных нужд.

Для внесения информации об отпуске используется отдельный раздел «VII Отпуск».

Он содержит таблицу, в которую записывается:

• Название периода отпуска;
• За какое время он предоставляется;
• Количество дней на отдых;
• Начало и завершение отдыха;
• Информация о приказе.

Сведения об основном и дополнительном отпусках записывают разными строчками.

Шаг 5. Запись информации об отпуске в лицевой счет

Лицевой счет — это специальный документ, который создается на каждого работника компании в начале каждого года. Однако он не установлен для обязательного применения, и как правило лицевой счет используется только в больших компаниях. Малый бизнес, в свою очередь, пользуется личная карточка Т-2 и ведомости Т-49 и Т-51.

Информация, которая заносится в лицевой счет, служит для расчета пенсии. Поэтому, этот документ подлежит хранению в архиве не менее 75 лет.

Существует две формы лицевого счета:

• Форма Т-54 — для ручного заполнения, и включает в себя информацию по начислениям и удержаниям;
• Форма Т-54а — применяется при автоматической обработке данных.

Шаг 6. Составление записки-расчета

Как для основного, так и для дополнительного отпуска, средством расчета суммы отпускных является заполнение записки-расчета. Для этого обычно используется стандартный бланк Т-60, либо собственный, с применением обязательных реквизитов.

Для отражения сведений о дополнительном отпуске служит раздел Б на лицевой стороне. Там необходимо указать за какой период он предоставляется, его продолжительность и даты начала и завершения.

На оборотной стороне документа производится расчет суммы, а также удержаний. Конечным результатом здесь является сумма, подлежащая уже выдаче на руки.

Если расчет отпускных происходит в одном месяце, а непосредственно отпуск предоставляется в следующем, то используется раздел «Будущий период». Еще одно его применение — когда время отпуска разделено между двумя месяцами.

[vc_btn title=”Как оформить записку-расчет о предоставлении отпуска?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fotpusk%2Fdokumenty-na-otpusk%2Fzapiska-raschyot-o-predostavlenii-otpuska.html||target:%20_blank|”]

Документ заполняется и подписывается кадровиком и бухгалтером по зарплате.

Шаг 7. Произвести расчет суммы отпускных

Расчет суммы к выплате за отпуск выполняется на основании среднего заработка за день за предшествующие 12 месяцев.

Допускается сложить количество дней основного и дополнительного отпусков, и произвести определение суммы сразу за весь период.

Коэффициент при расчете 29,3 может использоваться только в том случае, когда месяце был выработан целиком. В противном случае его нужно пересчитывать исходя из реального количества отработанных календарных дней.

Шаг 8. Выплатить работнику отпускные

По закону, фирма должна произвести выдачу отпускных не позже 3-х дней до выхода сотрудника на отдых. При этом если необходимый день перечисления будет выпадать на выходной либо праздничный, сдвигать срок выплаты вперед нельзя, нужно будет позаботиться о том, чтобы платеж был произведен заранее.

Обычно отпускные за дополнительный отпуск выдаются вместе с деньгами за основной, одной суммой.

Если работник идет в отпуск вне графика, и написал заявление менее чем за 3 дня до его начала, то согласно закону работодатель обладает правом произвести расчет и выдачу отпускных в срок 3-х дней с факта подачи соответствующего заявления.

Верхняя граница перечисления законом не оговаривается. Поэтому произвести расчет и выплату средств за отпуск можно и за 2 недели, в момент уведомления работника о будущем отпуске.

Шаг 9. Отметка об отпуске в табеле учета рабочего времени

Для отражения явок и причин неявок на рабочее место, необходимо использовать стандартные бланки табеля учета рабочего времени Т-12 и Т-13.

Для отметки в табеле о том, что сотрудник находится в дополнительном отпуске, нужно использовать специальный код в табеле ОД, либо его цифровой эквивалент 10.

Согласно правилам, выходные дни включаются в состав отпуска. Но если на время отдыха выпадает праздничный день, то он должен отмечаться при помощи кода В либо его цифрового эквивалента 26.

Кроме этого может возникать ситуация, когда во время нахождения в отпуске работник заболел и открыл больничный. В том случае, когда сотрудник не сообщил об этом событии руководству, в табеле это время продолжает отмечаться как дополнительный оплачиваемый отпуск.