Kadrypro.ru Все о кадрах профессиональным языком. Мы поможем Вам стать профессионалом. Как вести кадровый учет, бланки, приказы и прочие документы. Все сотрудники, которые трудоустроены в компании, имеют право на период отдыха. Время, когда каждый из них может воспользоваться своей привилегией, закреплено в специальном документе — графике отпусков, который составляется перед началом нового года. Если подходит время, указанное в графике, компания должна отправить этому работнику уведомление об отпуске.
Содержание статьи
В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?
Работнику, в зависимости от характера его работы, могут предоставляться различные виды времени отдыха:
- Ежегодный оплачиваемый отпуск.
- Дополнительный оплачиваемый отпуск, в том числе из-за вредных условий деятельности, учебный, из-за беременности и родов и т. д.
- Другие, установленные законодательно, либо в локальных актах фирмы.
Если по какой-либо причине работник в это время отсутствует на своем месте, то уведомление нужно отправить ему заказным письмом с уведомлением. Однако необходимо помнить, что датой события будет считаться дата вручения письма.
Если же это выполнено не было, то работник имеет право передвинуть период отдыха на другое время. Свое желание он закрепляет путем написания соответствующего заявления и подачи его руководителю. На основании этого должен быть издан приказ о внесении изменений в график отпусков.
Помимо переноса отпуска, за не уведомление работника может наступать и административная ответственность. Если трудинспекция при проведении проверки выявит такое нарушение, она может наложить на фирму и должностных лиц штраф согласно КОАП.
Нужно ли писать заявление на отпуск в случае уведомления?
Заявление на отпуск — это просьба предоставить время отдыха. Если работник использует его согласно графику, то составлять такой документ нет необходимости — приказ на отпуск будет составляться на основании информации из графика отпусков.
Но ситуации, в которых написания заявления необходимо, все же существуют:
- Работник договорился с администрацией о предоставлении ему отпуска в иное время, чем указано в графике;
- В графике отпусков проставлен только месяц, а не точная дата начала;
- В отпуск идет новый работник, который не внесен в график.
В этих случаях подписанное руководителем заявление является подтверждением согласования времени отдыха с администрацией, а также служит основанием для оформления приказа и расчета отпускных выплат.
Порядок ознакомления с документом
Закон оставляет на усмотрение работодателя способ, которым он будет извещать сотрудника о предстоящем отдыхе.
Чаще всего используются:
- Специальный журнал извещения об отпуске — отдельная книга, в которую заносится каждый факт уведомления, а работник должен поставить свою подпись и дату сообщения;
- Отметка в приказе на отпуск — как известно, работник должен ознакомиться с оформленным приказом и поставить на нем свою роспись. Это может расцениваться как уведомление об отпуске. Однако следует помнить, что процедуру нужно выполнить не позднее двух недель до отдыха, а значит приказ также необходимо издать в эти сроки. Фактической датой уведомления в этом случае будет считаться не дата издания приказа, а день, когда сотрудник поставил свою подпись на нем.
- Создание дополнительных граф в графике отпусков — закон не запрещает дорабатывать стандартные документы. Поэтому можно в график отпусков добавить еще две дополнительные графы, в которых сотрудник будет ставить подтверждающую подпись и дату ознакомления.
- Письменное уведомление в виде отдельного документа — наиболее часто встречающееся уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Документ составляется в двух копиях, одна из которых передается сотруднику, а на второй он ставит подпись и дату как факт ознакомления.
В том случае, когда работник не согласен со временем отпуска и отказывается подписывать уведомление, составляется акт об этом в присутствии минимум двух работников из других подразделений. В дальнейшем этот документ прикрепляется к графику и храниться вместе с ним.
Все уведомления должны храниться на протяжении 5 лет в архиве компании.
Скачать образец уведомления об отпуске
Уведомление об отпуске скачать образец в формате Word.
Как составить уведомление об отпуске сотрудника?
Законодательство не определяет форму уведомления, если оно составляется в виде отдельного документа. Каждая компания может разработать его на фирменном бланке исходя из собственных предпочтений. Уведомление может быть полностью быть набрано на компьютере, либо иметь вид печатного шаблона, в который от руки записываются необходимые сведения — Ф.И.О. работника, продолжительность и даты отпуска и т.д.
В верхней части документа указываются полное название фирмы, ее реквизиты. Чуть ниже записываются дата и номер составления.
После этого в правой части листа проставляются полные Ф.И.О. работника, которому направляется уведомление, и его должность.
Далее, посередине указывается наименование документа – «Уведомление», после чего записывается его порядковый номер. Под ним документ должен быть зарегистрирован в книге учета уведомлений.
Текст уведомления составляется в форме письма, и должен содержать обязательные сведения:
- Ссылку на ТК о необходимости составления документа;
- Информация о запланированных датах начала и завершения отпуска;
- Продолжительность отпуска в днях;
- Реквизиты графика отпусков, согласно которому утвержден этот период отдыха;
- Необходимость подписать один из бланков и вернуть сотруднику кадрового отдела.
Уведомление об отпуске подписывает руководитель кадровой службы либо лицо, ответственное за кадровый учет в хозяйствующем субъекте. После чего необходимо оставить пустую графу, в которой работник сможет проставить личную подпись и дату ознакомления.
