Главная / Отпуск / Документы на отпуск / Как оформить уведомление об отпуске сотрудника

Как оформить уведомление об отпуске сотрудника

Все сотрудники, которые трудоустроены в компании, имеют право на период отдыха. Время, когда каждый из них может воспользоваться своей привилегией, закреплено в специальном документе — графике отпусков, который составляется перед началом нового года. Если подходит время, указанное в графике, компания должна отправить этому работнику уведомление об отпуске.

В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?

Работнику, в зависимости от характера его работы, могут предоставляться различные виды времени отдыха:

Внимание! Уведомление работника об отпуске выполняет важную функцию — своевременно сообщает ему о том, что скоро наступит время запланированного отдыха согласно графика отпусков. Кроме этого, действующее законодательство обязывает выполнить такое ознакомление не позднее 2-х недель до планируемой даты начала отпуска.

Если по какой-либо причине работник в это время отсутствует на своем месте, то уведомление нужно отправить ему заказным письмом с уведомлением. Однако необходимо помнить, что датой события будет считаться дата вручения письма.

Если же это выполнено не было, то работник имеет право передвинуть период отдыха на другое время. Свое желание он закрепляет путем написания соответствующего заявления и подачи его руководителю. На основании этого должен быть издан приказ о внесении изменений в график отпусков.

Помимо переноса отпуска, за не уведомление работника может наступать и административная ответственность. Если трудинспекция при проведении проверки выявит такое нарушение, она может наложить на фирму и должностных лиц штраф согласно КОАП.

Внимание! В необходимости уведомления есть небольшая лазейка для работников, которые не согласны с определенным для них временем отдыха. В случаях, когда работник письменно не был предупрежден, он на законных основаниях имеет право не идти в отпуск согласно графику, а перенести его на желаемое для себя время.

Нужно ли писать заявление на отпуск в случае уведомления?

Заявление на отпуск — это просьба предоставить время отдыха. Если работник использует его согласно графику, то составлять такой документ нет необходимости — приказ на отпуск будет составляться на основании информации из графика отпусков.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Отпуск по уходу за ребенком: кто вправе воспользоваться, как оформить

Но ситуации, в которых написания заявления необходимо, все же существуют:

  • Работник договорился с администрацией о предоставлении ему отпуска в иное время, чем указано в графике;
  • В графике отпусков проставлен только месяц, а не точная дата начала;
  • В отпуск идет новый работник, который не внесен в график.

В этих случаях подписанное руководителем заявление является подтверждением согласования времени отдыха с администрацией, а также служит основанием для оформления приказа и расчета отпускных выплат.

Внимание! В некоторых предприятиях до сих пор может практиковаться написание заявлений на отпуск, даже если он предоставляется по утвержденному графику. Кадровая служба это может объяснять тем, что все необходимые действия по оформлению отпуска выполняются именно на его основании. Это не запрещено на законодательном уровне, хотя и влечет за собой излишний бумажный документооборот.

Порядок ознакомления с документом

Как оформить уведомление об отпуске сотрудникаЗакон оставляет на усмотрение работодателя способ, которым он будет извещать сотрудника о предстоящем отдыхе.

Чаще всего используются:

  • Специальный журнал извещения об отпуске — отдельная книга, в которую заносится каждый факт уведомления, а работник должен поставить свою подпись и дату сообщения;
  • Отметка в приказе на отпуск — как известно, работник должен ознакомиться с оформленным приказом и поставить на нем свою роспись. Это может расцениваться как уведомление об отпуске. Однако следует помнить, что процедуру нужно выполнить не позднее двух недель до отдыха, а значит приказ также необходимо издать в эти сроки. Фактической датой уведомления в этом случае будет считаться не дата издания приказа, а день, когда сотрудник поставил свою подпись на нем.
  • Создание дополнительных граф в графике отпусков — закон не запрещает дорабатывать стандартные документы. Поэтому можно в график отпусков добавить еще две дополнительные графы, в которых сотрудник будет ставить подтверждающую подпись и дату ознакомления.
  • Письменное уведомление в виде отдельного документа — наиболее часто встречающееся уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Документ составляется в двух копиях, одна из которых передается сотруднику, а на второй он ставит подпись и дату как факт ознакомления.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Приказ об отзыве из отпуска: образец составления

В том случае, когда работник не согласен со временем отпуска и отказывается подписывать уведомление, составляется акт об этом в присутствии минимум двух работников из других подразделений. В дальнейшем этот документ прикрепляется к графику и храниться вместе с ним.

Внимание! Если уведомления об отпуске выдаются в виде отдельных документов, то рекомендуется завести специальный журнал регистрации, в котором отмечать каждый факт составления такого уведомления, а также дату подписания его работников. Унифицированной формы такого журнала нет, хозяйствующий субъект может его разрабатывать исходя из личных предпочтений.

Все уведомления должны храниться на протяжении 5 лет в архиве компании.

Скачать образец уведомления об отпуске

Как оформить уведомление об отпуске сотрудникаУведомление об отпуске скачать образец в формате Word.

Как составить уведомление об отпуске сотрудника?

Законодательство не определяет форму уведомления, если оно составляется в виде отдельного документа. Каждая компания может разработать его на фирменном бланке исходя из собственных предпочтений. Уведомление может быть полностью быть набрано на компьютере, либо иметь вид печатного шаблона, в который от руки записываются необходимые сведения — Ф.И.О. работника, продолжительность и даты отпуска и т.д.

уведомление об отпускеВ верхней части документа указываются полное название фирмы, ее реквизиты. Чуть ниже записываются дата и номер составления.

После этого в правой части листа проставляются полные Ф.И.О. работника, которому направляется уведомление, и его должность.

Как оформить уведомление об отпуске сотрудникаДалее, посередине указывается наименование документа – «Уведомление», после чего записывается его порядковый номер. Под ним документ должен быть зарегистрирован в книге учета уведомлений.

Текст уведомления составляется в форме письма, и должен содержать обязательные сведения:

  • Ссылку на ТК о необходимости составления документа;
  • Информация о запланированных датах начала и завершения отпуска;
  • Продолжительность отпуска в днях;
  • Реквизиты графика отпусков, согласно которому утвержден этот период отдыха;
  • Необходимость подписать один из бланков и вернуть сотруднику кадрового отдела.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Отпуск по беременности и родам в 2018 году: как правильно оформить

Как оформить уведомление об отпуске сотрудникаУведомление об отпуске подписывает руководитель кадровой службы либо лицо, ответственное за кадровый учет в хозяйствующем субъекте. После чего необходимо оставить пустую графу, в которой работник сможет проставить личную подпись и дату ознакомления.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector