Положение о персональных данных

В процессе трудовой деятельности сотрудника, он может предоставлять работодателю некоторую личную информацию о себе — сведения о родственниках, образовании, месте жительства и т. д. Закон устанавливает, что такая информация относится к персональным данным, и обязует осуществлять меры по ее защите от разглашения. Предприятию рекомендуется разработать положение о персональных данных работников, где определить принципы сбора и охраны информации.

Для чего необходимо положение о персональных данных

положение о персональных данных работниковЛичные данные — это информация о сотруднике, которую работодатель запрашивает у него для осуществления трудовых отношений.

Законодательство устанавливает обязанности, по получению, обработке и хранению фирмой такой информации. Для этого ответственные лица должны руководствоваться не только трудовым и федеральным законодательством, но и внутренними локальными актами.

Однако, в законах точно не указывается, каким образом все это необходимо выполнять. Поэтому на практике разрабатывается и используется положение о персональных данных, которое должно быть принято в каждой компании.

Порядок создания данного документа не отличается от разработки другого внутреннего нормативного акта фирмы. Создание и утверждение текста производится по прямому указанию руководителя специалистом кадровой службой или сотрудником, ответственным за действия с персональными данными. После этого они производят его уточнение, согласование с прочими заинтересованными лицами, а далее предоставляют на утверждение руководителю.

Все сотрудники, которые к моменту ввода положения в действие уже работают в компании, должны быть с ним ознакомлены под роспись. Это можно сделать путем проставления визы и даты ознакомления в специальных опросных листах или отдельном прошитом журнале.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Как составить положение о премировании работников

После этого всех вновь принимаемых сотрудников ознакамливают с документом под роспись.

Внимание! Положение о персональных данных обязательно в качестве приложения должно содержать согласие на обработку персональных данных.

Положение о персональных данных

[vc_btn title=”Скачать образец согласия на обработку персональных данных” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fpriem-na-rabotu%2Fdoc-dlya-oformleniya%2Fsoglasie-na-obrabotku-personalnyh-dannyh.html||target:%20_blank|” el_class=”font-size:22px”]

Согласие нужно подписывать у сотрудника при необходимости сообщить сведения о нем посторонним лицам (к примеру, в банк при оформлении зарплатной карты). Согласие может быть отозвано в любой момент на основании письменного заявления.

Какие данные сотрудников являются персональными

Закон о персональных сведениях фиксирует, что к персональной информации относятся информация, которая прямо или косвенно относятся к конкретному лицу.

В частности, к ней относятся:

  • Полные Ф.И.О.;
  • Информация о дате и месте рождения;
  • Адрес прописки и жительства;
  • Семейное, имущественное, социальное положение;
  • Образование и профессия;
  • Информация о доходах и т. д.

Кроме этого, свой круг персональных данных определяет и Трудовой кодекс. Он устанавливает, что к такой информации относится только та, которая определяет человека как работника.

Сюда относятся:

  • Квалификация.
  • Образование.
  • Специальность.
  • Состояние здоровья (для определенных должностей).
  • Наличие детей и т. д.

Данные перечни сведений не окончательные и являются открытыми. Поэтому положение о персональных данных может устанавливать еще свои, однако, не может не признавать те данные, которые устанавливаются как таковые законодательством.

Важно! Кроме этого, есть категории информации, которые работодатель вообще не должен запрашивать у своего сотрудника и расценивать ее как персональную. К такой относится, в частности, вероисповедание, национальность и т. д. Требование предоставить ее будет расцениваться как вторжение в частную жизнь.

Положение о персональных данных работников 2017 образец

Положение о персональных данныхСкачать образец положения о персональных данных в формате Word.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Коллективный договор - как составить и утвердить?

Что должно содержать положение?

Законодательство не устанавливает четкого содержания этого положения. Также не определяются и критерии его оформления. Поэтому, при разработке текста необходимо учитывать требования действующих законов по защите персональных сведений, а также общие принципы оформления документов.

Общие положения

Здесь нужно указать цель составления документа, сделать ссылки на нормативные акты по персональным данным, определить процесс введения в действие и внесения изменений.

Состав персональных данных работника

Это очень важный раздел, поскольку именно в нем определяется круг персональной информации, подлежащий защите. Данный раздел рекомендуется оформлять после анализа поступающих от работников документов и содержащейся в них информации. Также в этом разделе можно определить и перечень внутренних документов, которые содержат такого рода данные и подлежат защите.

Создание, обработка, хранение персональных данных

В разделе необходимо установить подразделения или ответственных лиц, которые обладают правом работать с персональными данными. Здесь же надо указать виды носителей, на которых на предприятии могут содержаться сведения (к примеру, на бумаги и в электронном виде).

Доступ к персональным данным

В разделе устанавливается использование персональных сведений о работниках другими (не уполномоченными на это) сотрудниками фирмы. Здесь же оговаривается порядок предоставления сведений другим организациям, госучреждениям, прочим лицам.

Защита персональных данных

Этим разделом устанавливается, где именно на предприятии и каким образом хранятся персональные данные. Подробно нужно описать меры защиты сведений на бумажных носителях (к примеру, запирающиеся на ключ шкафы, сейфы, кодовые замки на помещении архива и т. д.), а также где располагаются и как защищаются сведения в электронной форме.

Порядок утверждения положения о персональных данных сотрудников

Положение должно разрабатываться и утверждаться, как и любой другой локальный акт. Если в компании сформирован профсоюзный орган, то документ должен утверждаться с учетом его мнения.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Как составить положение об отпусках в организации

Так, проект положения должен направляться в профсоюз, который его рассматривает и в течение пяти дней должен предоставить мотивированное мнение о предлагаемом документе. Сделать это нужно письменно.

При ситуации, когда мнение выражает несогласие с проектом, и в него включены предложение по его улучшению, то работодатель либо соглашается с предлагаемыми изменениями, либо в срок 3-х дней с получения отказа проводит дополнительные консультации.

Если согласие так и не достигнуто, то подписывается протокол разногласий, после чего фирма может все равно принять положение. Однако, этот шаг может быть обжаловать профсоюзом в труд. инспекции или суде.

Если в компании нет профсоюза, но есть другой представительный орган, документ необходимо с ним согласовывать .

Если же никакая организация работников не сформирована, то работодатель принимает локальный акт самостоятельно, вводя его в действие путем издания приказа.

В нем необходимо указать дату начала действия положения (если даты нет — то документ приобретает силу с даты подписания приказа), назначить ответственных лиц, отменить действие старого положения (если новое принимается взамен имеющегося).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector