Командировка сотрудников: что это, кого нельзя отправлять, гарантии сотруднику на время поездки

Время от времени у администрации фирмы будет возникать необходимость отправить своего сотрудника в поездку с целью решения каких-либо производственных задач — приобретения оборудования или материалов, представление интересов фирмы, поиска партнеров и т. д. Такая служебная командировка предполагает правильного документального оформления, а также компенсации понесенных в ее процессе затрат.

Какая поездка является командировкой?

Действующее законодательство четко устанавливает, что именно стоит считать командировкой.

Это поездка для выполнения служебного задания в стороннюю организацию, при этом она может располагаться не только в другой местности, но и в регионе нахождения самой фирмы.

Командировкой не могут признаваться поездки на курсы повышения квалификации, а также временный перевод в расположенное в той же местности структурное подразделение, если это не влечет изменений заключенного трудового договора.

В то же время, поездка сотрудника по заданию руководителя в головной офис либо отдельное структурное подразделение, находящееся вне основного места работы, будет признана командировкой.

В течение трех дней с момента приезда, работник должен предоставить отчет о поездке и подтверждающие документы, на основании которых будет производиться оплата командировки.

Является ли приезд надомного работника в офис командировкой?

По данному вопросу у экспертов сложилось два практически противоположных мнения.

Первое гласит, что согласно ТК командировка — это выполнение задания руководства вне постоянного рабочего места. При этом Положение о командировках №749 устанавливает, что место постоянной работы — это место нахождения организации либо структурного подразделения, с которым подписано трудовое соглашение.

Таким образом, поездка надомного сотрудника в офис не будет являться командировкой, поскольку он, фактически, приезжает на свое рабочее место. Если по каким-либо причинам работнику все же периодически нужно появляться в офисе, но лучше всего в трудовом соглашении предусмотреть порядок вызова, процесс компенсации расходов и т. д.

С другой стороны, если такие поездки будут носить регулярный характер, то контролирующие органы могут переквалифицировать такой договор из дистанционного в обычный.

Вторая позиция базируется на письмах Минфина, в которых он признает поездку надомника в офис командировкой. В этом случае на каждый факт выезда компании необходимо оформлять приказ, служебное задание, командировочное удостоверение. При этом отметки об убытии из дома и прибытии туда ставит сам работник, без печати.

Даты поездки должны подтверждаться проездными документами. Все расходы, понесенные надомником во время поездки, организация вправе компенсировать.

Считается ли разъездной характер работы командировкой?

Действующее законодательство четко разделяет понятия разъездной работы и командировки.

Командировка это поездка работника по заданию руководства в определенное место с определенной целью, причем место назначения отличается от его постоянного места работы. Это значит, что если сотрудник постоянно сидит в офисе, и время от времени выезжает по делам фирмы — это служебная командировка.

В то же время, если работник постоянно находится в пути, и фактически не имеет постоянного рабочего места — то это разъездная работа.

Условие о том, что сотруднику назначается разъездной характер работы, сразу указывается в его трудовом соглашении, а также приказе об оформлении на работу. В то же время, простой сотрудник подписывает соглашение со стандартными условиями, а оформление командировки производится путем создания приказа на командировку, служебного задания, командировочного удостоверения и т. д.

Различается также и процесс оплаты труда сотрудников. Помимо полной компенсации расходов на транспорт, проживание и прочих, установленных локальными актами, их рабочее время оплачивается принципиально по-разному.

Если при командировке эти дни рассчитываются исходя из среднего заработка, то при разъездном характере оплата производится исходя из условия, указанного в трудовом соглашении — тарифной ставки, оклада и т. д.

Кого нельзя отправить в командировку

Если работнику предстоит служебная командировка, то по закону, отказаться от нее он не может. Однако закон устанавливает категории сотрудников, которых либо вообще нельзя отправлять, либо от них необходимо получить согласие в письменном виде.

Закон запрещает отправлять в поездки следующих работников:

• Если у него действует ученический договор;
• Женщин, которые ожидают появление ребенка;
• Работников возрастом до 18 лет.

Однако для последней категории действуют исключения. Это правило не распространяется на работников творческих профессий — СМИ, кино, цирков, театров, а также занятых на других работах, предполагающих создание или исполнение произведений. В эту же категорию входят и спортсмены.

Еще одна категория работников может поехать, но они должны дать на это письменное согласие. Это значит, что они могут отказаться от поездки, и работодатель не имеет права к ним применять какие-либо санкции.

К таким работникам относятся:

• Женщины с детьми до 3-х лет, либо гражданин, воспитывающий ребенка такого возраста без матери;
• С детьми до 5 лет, воспитывающие его без второго супруга;
• С детьми-инвалидами до 18 лет;
• Осуществляющие медицинский уход за родственниками;
• Сотрудники-инвалиды, если это не мешает программе реабилитации;

Какие гарантии получает сотрудник?

Законодательство гарантирует работнику во время его нахождения в командировке, что за ним на время поездки будет сохраняться его должность и место работы, ему будет начислена оплата в размере среднего заработка за каждый день, а также, что работодатель компенсирует ему расходы, которые он понес во время нахождения в командировке.

Компенсация расходов

К расходам, которые может оплатить компания, ТК относит:

• Затраты на проезд к месту командировки и обратно;
• Затраты на оплату жилья;
• Суточные выплаты;
• Прочие затраты, которые работник осуществляет при согласии работодателя.

Порядок оплаты этих расходов, а также объем возмещения устанавливаются в коллективном договоре либо внутреннем нормативном акте фирмы. При этом размер возмещения может быть установлен любой, на усмотрение самого работодателя.

Кроме этого, согласно письмам Минтруда и Роструда, компания имеет право установить различные нормы возмещения расходов для разных категорий сотрудников. Это обосновывается тем, что размеры выплат компания устанавливает полностью сама, а закон не обязывает ее выплачивать всем компенсации в одинаковом размере.

Средний заработок

Средний заработок сохраняется за работником на весь период, пока длится служебная командировка, а также на дни нахождения в пути и вынужденной остановки.

Компенсация расходов на проезд

Проездные расходы включают в себя:

• Средства, потраченные на проезд к месту командировки и возвращение;
• Затраты на перемещение между населенными пунктами, если работник получил направление в командировку в организации, расположенные в разных населенных пунктах;
• Оплата проезда транспортном до вокзала, станции, аэропорта и т. д., если они располагаются вне населенного пункта;
• Оплата услуг по оформлению проездных документов;
• Оплата постели при поездке на поезде.

Компенсация расходов на проживание

К расходам на проживание относятся:

• Затраты на предварительное бронирование и найм помещения для проживания на месте командировки. Не оплачивается, если принимающая сторона предоставляет бесплатное жилье;
• Оплата найма помещения при вынужденной остановке в пути;
• Оплата на найм помещения при наступлении болезни на месте командировки. Не оплачивается, если работник находится в больнице на стационарном лечении.

Эти расходы также возмещаются только при наличии документов. Подтверждением проживания в гостинице считается счет, на котором должно быть указано стоимость за один день, общее количество дней и общая сумма к оплате.

Кроме этого должна быть печать гостиницы и отметка о том, что произведена оплата. Если на период командировки работник снимает квартиру, то должен быть оформлен договор найма либо расписка от собственника о получении денег.

Суточные

Размер суточных должен закрепляться в локальных актах. Их максимальная сумма не ограничена, однако необходимо помнить о нормах для целей налогообложения. При их превышении на сумму сверх нормы придется начислить налог. Суточные при командировках выплачиваются за все дни, включая праздники, выходные, время нахождения в пути.

Компенсация прочих расходов

К прочим расходам, которые оплачиваются по согласованию с администрацией относятся:

• Оплата дополнительных услуг в гостиницах (к примеру, прачечная);
• Оплата услуг связи;
• Затраты на оформление загранпаспорта и уплату обязательных платежей и пошлин;
• Консульские и аэродромные сборы;
• Оплата въезда либо транзита транспорта;
• Оплата обязательной медицинской страховки;
• Другие расходы.